Sekretarka – opis stanowiska, cechy, obowiązki, umiejętności

Sekretarka – opis stanowiska

Pytając kogoś, czym zajmuje się sekretarka, część osób dość stereotypowo odpowie, że parzeniem kawy i odbieraniem telefonów. Obowiązki sekretarki są o wiele bardziej rozbudowane i nie ograniczają się tylko do tych dwóch czynności. Zadania zależą głównie od rodzaju przedsiębiorstwa, jednak część z nich będzie powtarzać się w każdej firmie. Sekretarka powinna odznaczać się pewnymi cechami, które pozwolą jej owocnie współpracować z pracodawcą oraz kontrahentami.

Obowiązki sekretarki

Sekretarka jest często wizytówką firmy. To właśnie z nią mają kontakt klienci, którzy dzwonią np. żeby ustalić godzinę i datę spotkań. Osoby zatrudnione na tym stanowisku powinny dbać o przepływ dokumentów w firmie oraz wykonywać wszystkie czynności biurowe. Często odpowiadają także za uzupełnienie wyposażenia biura. Sekretarka musi ściśle współpracować ze swoim przełożonym. Czasami jest ona prawą ręką szefa. Prowadzi jego kalendarz, przygotowuje delegacje (rezerwacja biletów i pokoi hotelowych), organizuje konferencje (przygotowuje salę, drukuje materiały, które będą potrzebne podczas spotkania). Sekretarki zajmują się odpowiadaniem na maile, archiwizowaniem najważniejszych dokumentów firmowych oraz przekazywaniem istotnych informacji pracownikom firmy.

Cechy sekretarki

Aby z powodzeniem wykonywać wyżej wymienione zadania, istotne są odpowiednie predyspozycje. Pożądane cechy sekretarki to między innymi: komunikatywność, otwartość, skrupulatność, dokładność, punktualność. Dobry pracownik na tym stanowisku powinien odznaczać się odpornością na stres oraz odpowiedzialnością. Dobra organizacja pracy to kluczowa umiejętność, która pozwoli na dobre funkcjonowanie biura firmy.

Umiejętności sekretarki

Wypełnianie wszystkich powyższych obowiązków możliwe jest dzięki odpowiedniemu przygotowaniu. Sekretarka powinna przede wszystkim umieć obsługiwać podstawowe urządzenia wykorzystywane w biurze np. drukarkę czy skaner. Do umiejętności sekretarki zalicza się: znajomość komputerowych edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, posługiwanie się językami obcymi, zdolność do wykonywania kilku zadań w jednym czasie.

Kurs sekretarki – Łódź

Od sekretarek najczęściej wymaga się wyższego wykształcenia, chociaż nie ma dokładnych wytycznych co do kierunku. Atutem może być znajomość branży, w jakiej działa dana firma. Aby wykonywać podstawowe zadania na tym stanowisku, często wystarczy wykształcenie średnie. Mieszkańcy Łodzi, którzy chcą rozpocząć pracę w biurach, mogą ukończyć specjalistyczne kursy organizowane przez szkoły policealne lub inne placówki edukacyjne. Na zajęciach omawiane są zagadnienia związane z administracją, zarządzaniem czy księgowością.

Osoby zarejestrowane jako bezrobotne mają szansę wziąć udział w specjalnych kursach pozwalających przekwalifikować się. Informacja dotycząca warunków uczestnictwa w szkoleniach znajduje się między innymi na stronie internetowej Powiatowego Urzędu Pracy w Łodzi.